応募書類の準備送付について

私どもがお手伝いする場合に、下記書類の準備および送付が必要になります!

■履歴書JIS規格

 履歴書は職務経歴書とセットで転職に必要な書類です。職務経歴書は基本的に自由形式ですが、履歴書は、国がその内容を規制しており、市販されているものにそったものを準備されることをお薦めしています。その意味ではご自分で記載事項を決めて自由に作成している方がいますが、お薦めできません。理由としては、求人会社が自社フォーマットを使用していないかぎり、写真を貼付して人事ファイルに保管されるものだからです。紹介会社が求人会社に紹介するとき、原則として写真は必要ではありません。秘書(希に営業職)は写真が貼付されたほうがよいようです。

 外資系再就職支援会社では英文履歴書の流れから1ページのベタ書きの履歴書を標準に作成を指導されていますが、人材の方には再就職活動用として、市販のフォーマットに近いものも実際には準備するようにアドバイスしております。また、他社人材紹介会社の登録資料で履歴書と記載のあるものをそのまま頂くことがありますが、この場合も別途履歴書を準備して頂くことにしております。当社の場合IT業界がメインということで、手書きの履歴書はお薦めしておりません。事実ここ数年で紹介資料はPDF形式でひとつにまとめてセキュリティをかけて求人会社と人材の方とにメール添付ですべて送付するようになってしまいました。ファクスや郵送での送付は全くしていません。

 いろいろのサイトでワード形式とエクセル形式のものがダウンロードできるようです。当社は書式が比較的崩れないワード形式で作成することをお薦めします。エクセル形式でも構いませんが、作成してデータをPDF形式で保存すると完璧です。
 実際の内容ですが、学歴は高校以降の入学および卒業を記載してください。専門学校の在籍や語学留学などがある場合には学歴のところに在籍期間を記載すべきです。高校以降記載の理由ですが、大学浪人・留年も含めて、3年以上の空白期間があるかどうかを人事はチェックしています。

 職歴について、入社と退社をそれぞれ記載してください。分社や合併の場合には「転籍」となります。現在勤務中の場合には最後の行に年月なしで「現在に至る」と記載してください。議論のあるところでは、3ヶ月以内の職歴は記載すべきかどうかをよく人材の方から問い合わせを受けます。人事サイドからの意見ではすべて記載すべきということのようですが、当社では「慣習として3ヶ月以内の職歴は労働基準法の3か月の試用期間と判断して記載しなくても職歴詐称とはならない。ただし、人事によっては職歴詐称ととる場合も有り得ます。面接などではその場の状況を判断して口頭で事実は話してください。」とアドバイスしています。

 派遣勤務された人材の方でよくある事例ですが、派遣勤務先を記載されています。履歴書は雇用履歴を明記するものですので、人材の方が実際に雇用契約をしている派遣会社を記載することが正解です。すぐ下の行に派遣勤務先として明記することは問題ありません。人材紹介会社を使う多くの求人会社が違法であっても調査会社を使って履歴詐称がないかを調査しています。派遣勤務先を記載した場合、明らかに職歴詐称になってしまいます。人材の方から、「どちらでもよいと他社のキャリアコンサルタントから言われた。」とお聞きすることがありますが、調査されることを前提とした紹介をしていない人材派遣会社出身のキャリアコンサルタントの発言ではないかと推測します。

 「資格・免許等」について、TOEICおよびTOEFL、マイクロソフトやシスコシステムズの資格をここに記載していない人材の方が多いですが、りっぱな公認資格ですので記載してください。

 その他事項に関するハローワークの指導では、下記の事項があります。
1) 以前の市販の履歴書にありました「本籍地」は、現在お聞きすることも記載することも禁じられています。
2) 長所はよいが短所はお聞きしてはいけない。
3) 趣味はお聞きしてよいが、どのような種類の読書をするかまでお聞きしてはいけない。
4) 思想などを推測するために信条などをお聞きしてはいけない。
5) 配偶者の有無としてお聞きしてもよいが、既婚か未婚かとお聞きしてはいけない。
6) 以前は明記されていた配偶者および家族の氏名および生年月日は、個人情報保護法に違反しますので、現在お聞きすることも記載することも禁じられています。以前の履歴書フォーマットをお使いでしたら、最新のJIS規格の履歴書フォーマットに変更してください。

 最後に、履歴書のすべての項目に答える必要はありません。

■職務経歴書

 職務経歴書は、求人雑誌にあるサンプルを単に真似しただけの職務経歴書をよく見かけます。職務経歴書は、求人企業が人材の希望する年俸金額あるいはそれ以上を出してもその人材をほしいと思わせるために重要な資料です。自分自身をアピールするという意識で職務経歴書をご準備ください。なお、企業の求人スペックが細かくなっていますので、それに対応した職務経歴書の作成が必要です。これが、書類審査を通過するポイントです。外資系が多いためと思いますが、再就職支援会社では2ページ以内と指導していますが、日本の場合本来ページ制限はありません。もし自分が面接官であればこの程度までほしいと思われるところまで記載してください。求人会社から長すぎると苦情を言われたことは一度もありません。長文になる場合には要約などをトップに記載することをお勧めします。

 システムエンジニアであれば、業務知識、使用機種(汎用機、UNIX機、WindowsNTなど)、使用言語(C、C++、VBなど)、 OS(Windows、UNIXなど)、DB(Oracle、Sybase、SQLなど)具体的なプロジェクト毎に規模・職位(プログラマ、SE、リーダー、プロジェクトマネジャーなど)です。採用担当者の書類審査後、必ず当該部門のプロが書類審査しますので、当然バーションに関する情報も記載が必要です。システム営業であれば、製品、担当業種(金融業、流通業、製造業など)、具体的な顧客企業名、販売目標および販売実績などです。

 履歴書のところでも触れましたが、基本的に3ヶ月を超えた職歴はすべて記載してください。希望職種に関連が薄い場合、職務内容は簡単に記載していただければ結構です。記載順序を英文履歴書のように新しいものから古いものへとしていただくこともできます。満3ヶ月までの職歴については記載しなくても履歴詐称にはならないと私自身は理解しております。調査された場合にはもちろん判ってしまいます。3ヶ月間は法定試用期間内ですので、履歴詐称としない企業が多いと理解しています。もちろん厳しい企業もあります。どうされるかは人材のかたが判断してください。職歴が多いことは転職し易い人材という意味で好ましいことではありませんが、空白期間があまりあることのほうが人物そのものに何かあるのではないかとより問題視されると思います。

 なお、ときおり業務別の職務経歴書を見かけますが、いつ何をやっていたかが曖昧ですので通常使用をお薦めしません。求人会社は直近5−10年を重視します。それより古い業務は参考にしかすぎません。例えば、経理業務の経験があっても直近10年営業責任者をやっている場合、業務別のものでは直近の職歴を判定できませんし、それをごまかすために業務別のものをだすかたが多いのが実情だと思います。経理業務から10年も離れていた方を即戦力での経理責任者として採用することは考えられません。

■英文履歴書(レジュメ)

 外資系企業であったり、特別の職種であった場合に要求されるのが英文履歴書です。日本に上陸して組織がしっかりしている外資系や国内系企業では必要ありません。

 和文の履歴書を英訳したものは、英文履歴書ではありません。英文履歴書は和文の履歴書とはまったく別のものです。書店で英文履歴書の本をご覧になるか、私どもにご相談ください。英文履歴書が要求されるのは採用決定者が日本法人の外国人マネジャーまたは米国等の本社マネジャーである場合です。英文履歴書そのものが米国や英国などの異文化で発達したものであり、その英文履歴書のみで人材の方自身が評価されることになります。

 和文の履歴書および職務経歴書を評価した上で英文履歴書を評価すると勘違いしていると推察できる英文履歴書もどきのものが実に多いです。英文履歴書というのは英文履歴書単体で該当する職務を遂行できるかどうか判断されるものであるということをご認識ください。

 米国式の英文履歴書の場合、以下の点に配慮しましょう。ただし、項目名、順序などは自由です。
 1)原則的に2ページ以内で仕上げること。
   トップマネジメントが見ることが前提です。短い紙面でいかに自己をアピールできるかで評価される。
 2)Objectiveでどのような会社でどのような職務を希望するかを明確にする。
 3)QualificationsとExperienceとを明確に区分する。
   Qualificationsでは特定分野の業務知識、専門知識およびスキル、英語力、資格などセールスポイントを箇条書きで列挙する。Experienceで会社名、期間、職位、どのような会社でどのような職務を遂行していたか簡単明瞭に記述する。
 4)Educationは最終学歴と学位を明確にする。
   学歴は大学卒業以上の場合、大学と大学院です。米国では在籍してもドロップアウト(中退)する学生が多いので、卒業した場合必ず学位を明記してください。それ以外は最終学歴のみで十分です。
 5)原則として個人的な事項は除外すること。
   米国では、職務経歴および職務の遂行能力に関わる事項は聞いてよいが、人種および個人的なことがらは聞いてはいけないことになっています。具体的には、本籍地、生年月日、性別、年齢、家族構成、趣味、スポーツ、長所および短所などです。

 どうしても個人的な情報をいれたいときは本文に混在させずに別ページを追加することをお薦めします。

 なお、上記の書類で年だけで年月を記載していないものを見かけます。求人スペックにある必要経歴年数を経過しているかなどの判断ができません。職歴と職歴との間に何ヶ月の空白があるかも不明です。その意味で真の職務経歴書をご準備いただきたいと思います。

■紹介状

 私どもが人材のかたを企業に紹介する場合に上記の書類のカバーレターとして添付する書類です。応募企業内で円滑な書類審査を行っていただくため、必要な書類です。独自に類似したカバーレターの添付を要求している企業もあります。

 下記事項を記載しております。
 1)紹介先求人企業名および採用担当者名
 2)人材名および現在の勤務先名
 3)紹介したい部門および職種
 4)転職の動機および意志度
 5)アピールポイント(キャリアに関する概略、資格および英語力など)
 6)特記事項(可能入社日、照会先など)

 求人企業としては応募職種と転職動機に大きな関心を持っています。ほとんどの企業で複数の職種に応募可能です。照会先とは、応募企業に人物確認をしていただける知人がいる場合に記載します。照会先の発言は採用決定にあたり、多大の影響力があります。ただし、その方を経由して応募はしないでくださいね。

■紹介状の送付

 紹介状は人材の方のご指示に基づいて求人会社に送付します。一部の人材紹介会社のように人材の方に無断で紹介状を送付することはいたしません。言い換えれば、ご提案した案件に対して明確なご指示をお願いする次第です。

 IT業界に限っていえば、平成14年からファックスでの送付から電子メールでの送付に変わっています。一部の求人会社でファックス送信を要求しているだけです。また、先進的な求人会社では個人情報の管理面から、人材紹介会社による紹介情報についてWebサイトから登録およびアップロードを要求している場合もでてまいりました。PDFファイルでの紹介状を要求するところが増えております。とくに個人情報管理に厳しい求人会社では当社に読み取り用指定パスワードの設定を求めています。この場合、社内の書類審査する人たちしか添付ファイルを開いて見ることができません。

 当社では個人情報の管理面と送付紹介状のフォーマット維持の観点から原則として紹介資料をPDFファイルとして作成し、送付先名称及び担当者と当社の担当者とを概要に明記して印刷のみ可能なセキュリティをかけて送付およびアップロードしております。

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