個人情報保護規程

個人情報保護規程

AAI個人情報保護規程

平成17920

エー・エー・アイ有限会社

 

(目的)

第1条      この規程は、当社が求職者から入手する個人情報について、その取り扱いの責任体制を明確にするとともに、管理運営のルールを定め、個人情報の適切な管理を図ることにより、求職者保護に資すると共に、有料職業紹介事業者としての高い公共性を具現することを目的とする。

 

(個人情報の範囲)

第2条      この規程で個人情報とは、求職者に関する情報であって、次の第1号から第5号までに掲げる文書及びそれらに記載された内容、並びに第6号に掲げるものをいう。

1.      履歴書

2.      職務経歴書

3.      英文履歴書

4.      登録申込書

5.      個人との面談記録

6.      その他特定の個人を識別もしくは推定することが可能なもの

 

(個人情報を取り扱うことのできる者)

第3条      個人情報を取り扱うことができる者は、職業紹介責任者の資格を有する者及びその指定する者に限る者とする。

 

(個人情報保護責任者)

第4条      個人情報を取り扱うことができる者のうちから、職業紹介責任者 西田正晴 を個人情報保護責任者とすることとする。個人情報保護責任者の職務は次の通りとする。

1.      個人情報保護規程の作成、見直し、変更および保管

2.      次に掲げる者に対する、個人情報保護規程の周知徹底

イ 個人情報を取り扱うことができる者

ロ 新たに個人情報を取り扱うこととなる者

3.      個人情報に関する苦情・相談の受付及び処理の統括

4.      本規程を求職者が自由に入手することができるようにするための措置

5.      個人情報保護に関する行政官庁の指導等への対応及びその関係者への周知

6.      その他本規程の各条に個人情報保護責任者の職務として規定されている事項

 

(個人情報の収集)

第5条      収集する個人情報は、職業を紹介するために必要な範囲内に限り、これを行うことができる。

 

(収集してはならない情報)

第6条      次に掲げる情報は、これは収集してはならない。

1.      人種、民族、社会的身分、門地、本籍地、出生地、その他社会差別の原因となる恐れのある事項

<具体例>

      家族の職業、収入、本人の資産等の情報(税金、社会保険の取り

  扱い等労務管理を適切に実施するために必要なものを除く)

・ 容姿、スリーサイズ等差別的評価につながる情報

2.      思想及び信条

<具体例>人生観、生活信条、支持政党、購読新聞・雑誌、愛読書

3.      労働組合の加入状況等

<具体例>労働運動、学生運動、消費者運動その他社会運動に関する情報

 

(個人情報の収集方法)

第7条      個人情報の収集は、次に掲げる方法の何れかに依らなければならない。

1.      求職者本人から直接収集する。

2.      本人の同意を得て本人以外の者から収集する。

3.      本人の同意を得て公表された名簿から収集する。

4.      職業紹介の業務提携により、提携先から収集する。

 

(新規卒業予定者等の応募書類)

第8条      高等学校若しくは中等教育学校又は中学校の新規卒業予定者から応募書類の提出を求めるときは、職業安定局長の定める書類(全国高等学校統一応募用紙又は職業相談表(乙))によらなければならない。

 

(身元確認勧奨の禁止)

第9条      求人先に対し、求職者の身元確認をするような発言をしてはならない。

 

(個人情報の保管)

第10条 個人情報は、個人情報を取り扱うことができる者以外の者が自由に見ることができない方法で保管しなければならない。

 

(個人情報の使用)

第11条 個人情報は、次のいずれかの目的以外に使用してはならない。

1.      求人者に対し求職者情報を提供するため。

2.      業務提携先に対し求職者情報を提供するため。

 

(求職者の同意)

第12条 個人情報を提供するときは、求職者に提供先名を示し、その同意を得てから行われなければならない。

 

(原本の保管)

第13条 個人情報を持ち出すときは、写しをとって持ち出すこととし、原本は常に所定の場所に戻しておかなければならない。

 

(提供先の記録)

第14条 個人情報の写しは求人者若しくは業務提携先(以下求人者等という)に渡すときは、その提供先を記録しておかなければならない。この場合において、雇用契約が成立しなかったときは、速やかにその返却を求め、これを破棄しなければならない。

 

(個人情報の開示)

第15条 求職者より、自己の個人情報について、開示を求められたときは、速やかにこれに応じなければならない。

 

(個人情報の訂正・削除等)

第16条 求職者より、自己の個人情報について、訂正、一部削除、又は追加(以下訂正等という)の申し出があったときは、それに応じてただちに当該個人情報を変更しなければならない。この場合において、訂正等を行う前の情報が既に求人者等に提供されているときは、求職者の同意を得て、速やかに訂正等を行った後の情報を当該求人者等に通知しなければならない。

 

(個人情報の利用又は提供の拒否権)

第17条 求職者より、自己の個人情報について、その利用又は求人者等への提供を拒まれた場合は、これに応じなければならない。当該情報が本人の同意に基づいて既に求人者等に提供されている場合も、本人からその返却の要望があったときは、速やかにその返却を求めなければならない。

 

(不利益取り扱いの禁止)

第18条 前3条の場合において、求職者が、自己の個人情報について、その開示を求めたり、訂正を申し出たり、利用・提供を拒んだりしたことを理由として、当該求職者に不利益となる取り扱いをしてはならない。

 

(個人情報の返却)

第19条 求職者より、自己の提供した個人情報について、その返却を求められたときは、ただちにこれを返却しなければならない。

 

(個人情報の破棄)

第20条 個人情報は、次のいずれかに該当するに至ったときは、ただちにこれを破棄しなければならない。

1.      当該求職者より、破棄の求めがあったとき。

2.      当該求職者が死亡したとき。

3.      当該求職者について、紹介斡旋が行われないまま5年が経過したとき。ただし、現に紹介斡旋が行われていないものに限る。

 

(個人情報の破棄の方法)

第21条 個人情報の破棄は、すべて次のいずれかの方法で行わなければならい。

1.      シュレッダーで破砕する。

2.      廃棄物処理業者に委託して焼却する。

 

(個人情報破棄の委託)

第22条 個人情報の破棄を他の者に委託する場合は、個人情報保護責任者は次のことを確認しなければならない。

1.        委託先が、破棄を委託するに足りる信頼性を有すること。

2.        委託先における管理ルールが、当社のそれと同等以上のレベルにあること。

3.        委託先における破棄が、定められたルールに則して行われること。

4.        万一事故が発生した場合に、委託先が適切な対応がとれると認められること。

 

(個人情報の破棄委託契約)

第23条 前条の場合において、個人情報保護責任者は、委託先との間で、次に掲げる内容を含む契約書を締結するとともに、委託先が実際の破棄が、契約書に定められた内容に沿って行われていることを点検しなければならない。

1.      機密保持に関する事項

2.      再委託に関する事項

3.      事故時の責任分担に関する事項

 

(秘密の定義)

第24条 この規程において秘密とは、一般に知られていない事実であって、他人に知られないことにつき、本人が相当の利益を有すると認められる事実をいう。

<具体例>本籍地(都道府県までの情報を除く)、出身地、支持者若しくは加入する政党、政治運動歴、借入金額、保証人となっている事実

 

(秘密の漏洩防止)

第25条 求職者の秘密に該当する個人情報を知り得たときは、それが正当な理由なく他人に知られることがないよう、次のことを遵守しなければならない。

1.      当社に在職中はもちろん、退職後も他人にその秘密を漏らさないこと。

2.      その秘密を表すメモ類を残さないこと。

3.      その秘密を履歴書等に記入しないこと。

 

(秘密漏洩に当たらない正当な理由)

第26条 前条において秘密漏洩に当たらない正当な理由とは、次のようなものをいう。ただし、これらの場合でも、知らせるのは必要最小限のものに止めなければならない。

1.      裁判所における証人としての証言

2.      刑事訴訟法に基づく捜査機関からの照会

3.      紹介事業者の正当な業務行為として、当該情報を漏らすことが就職につながること、かつ、本人の不利益にならないことが事前に判断できる場合

 

(苦情の処理等)

第27条 個人情報の取り扱いに関し求職者から苦情を受けたときは、別に定める苦情処理規程に則り処理しなければならない。

 

(求職者からの要望への対応)

第28条 個人情報を取り扱う者は、求職者より、自己の個人情報の保管又は使用について、質問、相談又は要望を受けたときは、真摯にこれに対応しなければならない。

 

(教育研修)

第29条 個人情報保護責任者は、代表取締役と協議し。個人情報保護のための教育を年2回以上実施しなければならない。

 

(教育研修の方法)

第30条 前条に定める教育研修は、次の方法で行わなければならない。

1.        役員、社員、派遣社員、非常勤社員その他の区別なく、個人情報に関係する全員を対象に実施すること。

2.        次の内容を含むこと。

      個人情報保護の重要性の認識

      個人情報を適正管理しない場合のリスクの理解

      個人情報保護規程の周知

 

(求職者の同意の取り付け方法)

第31条 第7条第2号、第12条、第16条に定める求職者の同意は、文書又は口頭で得るものとする。

 

(倫理観の保持)

第32条 当社において個人情報を取り扱う者は、役員、従業員の区別なく、すべて、本規程の内容を熟知してこれの遵守することはもちろん、個人情報を取り扱うことに伴う責任の重さを認識し、高い倫理観をもって業務を遂行しなければならない。

 

(求人者の個人情報)

第33条 求人者の個人情報についても、次のことを遵守しなければならない。

1.      正当な理由なく他人に漏らさないこと。  

2.      職業紹介以外の目的で使用しないこと。

3.      求職者に対しても、正当な理由なく他人に漏らさないように求めること。

 

(個人情報をコンピュータで処理する場合への適用)

第34条 個人情報をコンピュータで処理する場合においては、各条の規定を次の通りとする。 

1.        第2条に定める個人情報の範囲には、それらの事項であってコンピュータに記憶されているものを含むものとする。

2.        第4条に定める個人情報保護責任者の職務には、次の事項を追加する。

個人情報処理のためのアプリケーション・ソフトウェアの統括・管理

コンピュータに記憶されている個人情報にアクセスするためのパスワードの登録、定期的な変更、解除その他の管理

コンピュータの記憶されている個人情報を、不正なアクセスから防護するための措置

3.        第19条に定める個人情報の返却、並びに第21条に定める個人情報の破棄には、当該個人情報の、コンピュータ記憶装置からの完全抹消を含むものとする。

4.        第31条に定める求職者の同意には、インターネット上での同意を含むものとする。

 

(改 廃)

第35条 この規程の改廃は、取締役会の承認を得て効力を発するものとする。                   

 

 

以上

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